مجتمع مسکونی زمرد یزد

د) شورای نمایندگان بلوکها

ماده 35- بمنظور ارتباط دائم بین ساکنین و هیئت مدیره و همچنین همکاری با هیئت مدیره، شوارئی به نام شورای نمایندگان بلوک تشکیل می‌گردد که تصمیمات و مصوبات این شورا فقط جنبه پیشنهادی برای هیئت مدیره دارد و در صورت صلاحدید هیئت مدیره، آن موارد قابل تصویب و اجرا خواهند بود. 

ماده 36- مالکین و ساکنین هر بلوک از بین خود یک نفر را که علاقمند و آشنا به مسائل بلوک می‌باشد، بعنوان نماینده بلوک برای مدت یک سال انتخاب و وی را کتباً به هیئت مدیره معرفی می‌نمایند.

تبصره 1) انتخاب مجدد نماینده هر بلوک بلامانع است.

تبصره 2) در صورت استعفاء و یا هر علت دیگر که نماینده نتواند انجام وظیفه نماید، مالکین و ساکنین بلوک مربوطه بنا به دعوت نماینده مستعفی، بلافاصله یک نفر دیگر را به جانشینی وی انتخاب و به هیئت مدیره معرفی می‌نمایند.

تبصره 3) مهلت انتخاب نماینده بلوک حداکثر 15 روز پس از مدت انقضای دوره قبل می‌باشد و تا این مدت نماینده قبلی کماکان عهده دار وظایف محوله می‌باشد، و چنانچه در این مدت فردی به عنوان نماینده معرفی نشود، هیئت مدیره از بین ساکنین بلوک یک نفر را انتخاب و به ساکنین معرفی می‌نماید لذا چنانچه فردی وجود نداشت بلوک مذکور بدون نماینده خواهد بود، بدیهی است عواقب ناشی از عدم انتخاب نماینده بر عهده ساکنین بلوک خواهد بود. ضمناً در صورت عدم اجرای موارد فوق هیئت مدیره می‌تواند یک نفر از ساکنین را جهت نمایندگی چند بلوک معرفی نماید.

تبصره 4) در صورت انتخاب هر یک از اعضای شورای نمایندگان بلوکها به عنوان مدیرعامل یا عضو اصلی هیئت مدیره یا بازرس، سمت وی در شورای نمایندگان بلوکها منتفی شده و شخص دیگری طبق ضوابط مربوطه به جای وی انتخاب خواهد شد.

ماده 37- نمایندگان بلوک حداقل ماهی یکبار با مالکین و ساکنین جلسه داشته و نظرات و پیشنهادات مورد نظر را بررسی و پس از تائید، توسط نماینده بلوک، مراتب را کتباً به شورای نمایندگان بلوک اعلام می ‌دارند.

ماده 38- شورای نمایندگان بلوک هر ماه یکبار تشکیل جلسه داده و تصمیمات متخذه و پیشنهادات نهایی را کتباًٌ توسط رئیس نمایندگان بلوکها، با حضور در جلسات و توجیه آنها به هیئت مدیره ارائه خواهند داد. جهت اداره جلسات شورای نمایندگان بلوک، اعضاء شورا از بین خود یک نفر را بعنوان رئیس جلسه و یک نفر را بعنوان منشی جلسات انتخاب می‌کنند، منشی جلسات موظف است خلاصه مذاکرات را در دفتر مخصوص ثبت و به امضای اعضای شورا برساند.

ماده 39- جهت هماهنگی بین نظریات هیئت مدیره و شورای نمایندگان بلوکها، اعضای هیئت مدیره و متقابلاً رئیس یا نماینده شورا می‌توانند با هماهنگی قبلی در جلسات یکدیگر شرکت نمایند.

وظایف شورای نمایندگان بلوک

ماده 40- وظایف شورای نمایندگان بلوکها عبارت است از:

1-  شورا بعنوان بازوی توانای هیئت مدیره بوده و هر موقع که هیئت مدیره مجتمع تشریک مساعی آنان را خواستار گردد، بایستی ازهرگونه کوشش در راه رفع مشکل دریغ نورزند.

2-     تماس دائم با هیئت مدیره، بمنظور آگاهی از کیفیت و نحوه اداره مجتمع

3-    ابلاغ مصوبات هیئت مدیره به مالکین و ساکنین

4-    سعی در ایجاد محیط مناسب زندگی و ایجاد حسن همکاری بین ساکنین مجتمع

5-    گوشزد نمودن مسائلی که برخلاف عرف و آداب زندگی آپارتمانی و مجتمع مسکونی می‌باشد، به ساکنین

6-     بازدید متناوب از مشاعات و بلوکها و پشت ‌بامها

ماده 41- با توجه به حجم کار هیئت مدیره (مخصوصاً در سال اول) مراجعه فرد فرد ساکنین به هیئت مدیره و مدیرعامل ممکن است باعث رکود کارهای اجرایی بلوک گردد، لذا ساکنین مشکلات و نواقص مشاعات بلوک خود یا کل بلوک را با نماینده درمیان گذاشته تا در صورت لزوم توسط نماینده بلوک به هیئت مدیره گزارش شود. هرکدام از ساکنین می‌توانند در مورد مسائل فوری و با داشتن پیشنهادات و نظریات سازنده و یا طرح‌هایی که می‌تواند در تامین بیشتر رفاه ساکنین موثر باشد، به هیئت مدیره مراجعه نمایند.

ماده 42- با توجه به تنوع فعالیتها و وضعیت خاص اداره امور مجتمع، از بین ساکنین گروه های تخصصی ویژه تشکیل تا هیئت مدیره را در مسائل فنی و تخصصی یاری دهند. این گروه‌های تخصصی فقط جنبه مشورتی، اظهار نظر و ارائه طرح خواهند داشت.

تبصره 1) عضویت در شورای بلوکها و گروه های یاد شده افتخاری است و هیچ گونه حقوقی یا حق الجلسه به آنها از محل شارژ و درآمد مجتمع تعلق نخواهد گرفت.

فصل چهارم- مقررات مالی

ماده 43- ابتدای سال مالی مجتمع اول فروردین و انتهای آن آخر اسفندماه خواهد بود. باستثنای سال تاسیس که از تاریخ تاسیس لغایت اسفند همان سال خواهد بود.

ماده 44- کلیه وجوه مجتمع مسکونی زمرد اعم از سرمایه اولیه، هر نوع درآمد اعم از شارژ یا درآمد های جنبی و کمکهای مالی اشخاص حقیقی و حقوقی در حسابی بنام مجتمع در یکی از بانکهای داخلی کشور افتتاح و حسابهای مجتمع در دفاتر منظم مالی ثبت و نگهداری خواهد شد. حق برداشت از حساب فوق و کلیه اوراق بهادار و اسناد تعهدآور با دو امضاء رئیس هیئت مدیره و نایب رئیس هیئت مدیره یا خزانه دار به همراه مهر مجتمع معتبر می‌باشد.

ماده 45- کلیه پرداختهای مجتمع، با تنظیم سند حسابداری و حتی‌المقدور بوسیله چک، انجام خواهد گرفت.

ماده 46- مبلغ پنج میلیون ریال وجه نقد، بعنوان تنخواه گردان در اختیار مدیرعامل خواهد بود که با دستور کتبی مدیرعامل و تنظیم سند بصورت نقدی قابل هزینه می‌باشد، مبلغ مذکور با صلاحدید هیئت مدیره قابل تغییر می‌باشد. دریافت تنخواه بعدی منوط به تسویه تنخواه قبلی و ارائه ریز هزینه کرد آن از طرف مدیر عامل می باشد.

ماده 47- دستور پرداخت تعهدات مجتمع به امضاء رئیس هیئت مدیره معتبر می‌باشد.

ماده 48- هزینه‌های غیرجاری از قبیل نصب پرده، تابلوها، تجهیزات ایمنی، حفاظتی و تزئینی در مشاعات با پیشنهادات واصله از طریق مدیرعامل و تصویب هیئت مدیره قابل انجام می‌باشند.

ماده 49- در صورت ضرورت، با تصویب هئیت مدیره، خرید اجناس و وسایل و انعقاد هر نوع قرارداد تا میزان ده میلیون ریال بدون استعلام بهاء بلامانع است و بیش از این مبلغ از طریق استعلام بهاء با تصویب هیئت مدیره مجاز خواهد بود. خرید اجناس و وسایلی که در طول سال مورد نیاز می باشد باید بصورت یکجا و با استعلام بهاء صورت پذیرد و از شمول این ماده مستثنی می باشد.

ماده 50 - هیئت مدیره باید روشی در مصرف اعتبارات اتخاذ نماید که حداقل هرساله 5% درآمدهای سالیانه مجتمع را بعنوان اندوخته، جهت هزینه تعمیرات اساسی دستگاههای فنی و استهلاک کلی ساختمانها و تاسیسات عمومی  یا بازسازی کلی، صرفه جویی نموده تا با تصویب مجمع عمومی  و هیئت مدیره مورد استفاده قرار گیرد. (ماده 11 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها )

ماده 51- هیئت مدیره می‌تواند اندوخته های مالی در مجتمع را از حساب جاری به سپرده منتقل نماید تا از مزایای سود آن استفاده گردد. هرگونه نقل و انتقال سپرده بانکی پس از تایید بازرس با امضاء رئیس هیئت مدیره و خزانه دار متفقاً باید انجام پذیرد.

ماده 52- بیمه نمودن کلیه مشاعات اعم از ساختمانها و تاسیسات و متعلقات آن در مقابل آتش‌سوزی، صاعقه، و زلزله نزد شرکتهای بیمه و مراقبت در حفظ آنها از وظایف هیئت مدیره است. حق بیمه و هزینه‌های مربوطه از اعتبارات مجتمع (شارژماهیانه) پرداخت خواهد شد. بدیهی است بیمه کلیه قسمت های اختصاصی و اموال موجود در آن و وسایل نقلیه و غیره بر عهده خود ساکنین می باشد و در صورت بروز هر نوع خسارتی مسئول مستقیم جبران آن، ساکن یا مالک می باشد. (ماده 14 قانون تملک آپارتمانها)

ماده 53- هیئت مدیره در پایان سال مالی موظف به محاسبه هزینه های جاری مجتمع در طول یکسال مجتمع می‌باشد تا بر اساس آن میزان مبلغ هزینه شارژ ماهیانه هر واحد آپارتمان را برای سال بعد یا دوره بعدی هیئت مدیره معین نموده و در مجمع عمومی جهت ادامه اداره مجتمع به تصویب برساند. در صورت عدم کفایت مبلغ شارژ، هیئت مدیره می‌تواند با برگزاری مجمع فوق‌العاده مبلغ شارژ را افزایش دهد.

ماده 54- میزان مبلغ حق کمیسیون قراردادهای رهن واجاره یا خرید و فروش منعقده در مجتمع و همچنین میزان مبلغ ورودیه مستاجرینی که خارج از مجتمع انعقاد قرارداد نموده اند، توسط هیئت مدیره معین می‌گردد و با نظارت یکی از اعضای هیئت مدیره به حساب سپرده ای مجزای از شارژ مجتمع واریز گردیده که نحوه برداشت آن تابع مقررات اساسنامه موضوع ماده 42 می باشد، محل مصرف آن نیز به تشخیص هیئت مدیره خواهد بود. لازم به ذکر می باشد میزان مبلغ ورودیه ساکنین جدیدالورود و کمیسیون اجاره (برای هر طرف موجر و مستاجر ) منعقده در داخل مجتمع به عنوان در آمد جنبی مجتمع، حداقل برابر با یک ماه شارژ ماهیانه یک واحد خواهد بود لذا هر آنچه بیش از آن در اختیار هیئت مدیره و برابر مصوبه آنها خواهد بود.

ماده 55 – هزینه های مشترک مجتمع که به تصویب هیئت مدیره و مجمع عمومی رسیده و باید توسط مالکین و ساکنین در دوره های معین با نام هزینه شارژ ماهیانه به مجتمع پرداخت گردد، عبارتند از:

الف : هزینه های بهره برداری و سرویس و نگهداری و اجرت تعمیرات و هزینه تهیه قطعات تعمیری، مصرفی یا تعویضی تاسیسات آب و فاضلاب، برق و کنتور های عمومی و متعلقات روشنایی های عمومی مجتمع، کنتور های گاز و لوله کشی های آنها، شوفاژخانه ها و کلیه لوله کشی ها و متعلقات مربوطه، مراکز تهویه و حرارت مرکزی،کانالها و ساختمانها و انبارهای عمومی.

ب : مالیات و عوارض به قسمتهای مشترک   

ج : هزینه های عمرانی، نگهداری، ترمیم، بازسازی، عایقکاری و تعمیرات قسمت های مشترک و مشاعات.

د : هزینه های مربوط به نظافت قسمتهای مشترک، باغبانی، کود و آبیاری فضای سبز، گلکاری و درختکاری مجتمع و خرید ادوات کشاورزی یا مواد شوینده.

ه : هزینه حقوق و دستمزد، عیدی و پاداش کلیه پرسنل مجتمع اعم ار مدیر عامل، نگهبانان، باغبانان، نظافتچیان، مسئولین تاسیسات و کارگران فصلی و موردی به کار گمارده شده در مجتمع.

و : هزینه های مربوط به نگهبانی و حفاظت از مجتمع از قبیل تهیه وتعمیر دوربین های مداربسته و لوازم انتظامی و ملزومات اداری، مصرفی جاریه و پذیرایی.

ز : هزینه های خرید اموال و ملزومات اداری و مصرفی برای کلیه امور اجرایی و نگهداری مجتمع و خرید لوازم و وسایلی که برای اداره و حفاظت، نظافت، باغبانی و قشمتهای مشترک ضروری است.

ر : هزینه حق بیمه آتشسوزی و سیل و زلزله سالیانه کلی مجتمع و هزینه های احتمالی در اثر هرگونه خرابی و خسارت در تاسیسات و مشاعات مجتمع بنا به دلایل مختلفه.

س : هزینه پرداخت قبوض آب مصرفی کل مجتمع، برق عمومی قسمتهای مشاعات و تاسیسات، گاز مصرفی کل مجتمع و تلفن ساختمان نگهبانی و مدیریت

ش : هزینه های دیگری که با پیشنهاد مدیر یا هیئت مدیران و یا با انعقاد قرارداد جزء هزینه های مشترک محسوب گردد و مورد تصویب قرار گرفته باشد.

  ماده 56 –  اموال و اثاثیه مجتمع (منقول ، غیر منقول ، ملزومات مصرفی)

الف : صورت کلیه اموال مجتمع اعم از منقول یا غیر منقول، می بایست در دفتر اموال و انبار مجتمع ثبت گردیده دارای برچسب اموال سریال دار باشد و هرگونه تغییر در آن می بایست صورت برداری شده ثبت گردد.

ب:  همچنین  کلیه اجناسی که بصورت یکجا خریداری می شوند و در یکی از انبارها ذخیره شده و به مرور استفاده می گردند، باید دارای کارت انبار حاوی مشخصات کامل و موجودی باشند و تنها پس از ثبت در کارت اموال قابل پرداخت و هرگونه استفاده می باشند. 

پ:  کلیه اموال غیر مصرفی خریداری شده پس از ثبت در لیست اموال مجتمع و ثبت دقیق مشخصات، سریال و تعداد و نیز فرد تحویل گیرنده، قابل پرداخت و مصرف می باشد.

ج : کلیه مدارک مالی و اسناد حسابداری مجتمع اعم از اسناد پرداختنی، دریافتنی، قبوض شارژ، فاکتورهای هزینه، ریز کارکرد حساب بانکی، دفتر ثبت شارژ ماهیانه ساکنین و غیره، همگی می بایست در محل اتاق مدیریت در مجتمع بایگانی و نگهداری گردد و حق خروج هیچ نوع مدرکی از دفتر مجتمع برای هیچکسی وجود نخواهد داشت. کلیه عملیات حسابداری نیز توسط حسابدار می بایست در دفتر مجتمع بر روی سیستم کامپیوتر موجود انجام شود و یا آخرین اطلاعات آن همیشه بر روی کامپیوتر مجتمع ذخیره شده باشد.

ماده 57-  کلیه حسابهای مجتمع و ثبت گردش امور مالی می بایست در سرفصلهای (حساب های معین) از پیش تعیین شده ذیل درج گردیده و سرفصلی کمتر از آن مجاز نخواهد بود و در صورتیکه بنا به تشخیص هیئت مدیره سرفصلی جدید لازم باشد، می توان به آن اضافه نمود. لازم به ذکر است سیستم حسابداری مجتمع با توجه به آنکه نرم افزار حسابداری هلو تهیه گردیده و چند سالی است که در آن حسابهای مالی مجتمع تدوین گردیده، درادامه نیز می بایست با همین نرم افزار ثبت گردد و به نحوی باشد که حداقل موارد و سرفصلهای ذیل را بتوان از آن استخراج نمود:

 

 

سرفصل هزینه ها

 

سرفصل درآمد ها

 

ماده 58 -  هیئت مدیره موظف می باشد در خصوص استخدام و انعقاد قرارداد مدیر عامل از وی چک ضمانت حسن انجام کار به مبلغ حداقل مجموع شارژ یک ماه کل واحدهای مجتمع را دریافت داشته تا در موقع لزوم بتوان خسارت های ناشی از سوء مدیریت ایشان و جریمه وی را از آن کسر و اقدام قانونی نمود.

ماده 59 -  در خصوص نظارت بر عقد کلیه قراردادهای اجاره یا فروش در مجتمع می بایست در فرم قرارداد ضمیمه الحاقی به این اساسنامه که نمونه قراردادهای صنفی می باشد منعقد و درج اطلاعات گردد و حتما یکی از اعضای هیئت مدیره یا بازرس آن را امضاء نماید و در مورد ثبت و اطلاع از مبلغ کمیسون اجاره، فروش یا ورودیهای مستاجرین می بایست هرگونه ورود اثاثیه مالکین یا مستاجرین جدید در دفتر ثبت ورود و خروج نگهبانی درج گردیده و سریال فیش مبلغ دریافتی آن ضمیمه گردد.