مجتمع مسکونی زمرد یزد

وظایف و اختیارات هیئت مدیره

ماده 27 – وظایف هیئت مدیره :

1-  رسیدگی به امور مالی مجتمع و خزانه داری و تهیه ترازنامه سالیانه برای تقدیم به مجمع عمومی، جهت تصویب حداکثر تا پایان خرداد ماه هر سال با توجه به مصوبه مجمع عمومی.

2- برخورد با ساکنین مزاحم، با توجه به آنکه کلیه ساکنین موظفند هیچ نوع مزاحمتی از هر قبیل برای ساکنین به وجود نیاورند و چنانچه در اثر تخلف هر یک از ساکنین مزاحمتی برای دیگر ساکنین به وجود آید هیئت مدیره مکلف به رفع مزاحمت و برخورد قانونی می‌باشد.

3- اجرای مندرجات اساسنامه و تصمیمات کلیه مجامع عمومی و فوق‌العاده و حفظ و اداره ساختمان. (ماده 13 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها) و نگهداری کلیه صورتجلسات مجامع عمومی مجتمع.

4- حفظ و حراست اموال مجتمع و پرداخت هزینه‌ها و عوارض و مالیاتها و بیمه ساختمانها، وصول شارژ سهمی هر یک از مالکین و سهم هزینه مشترک هر یک از واحد ها در قبال مشاعات.

5- بیمه نمودن کلیه مشاعات اعم از ساختمانها و تاسیسات و متعلقات آن در مقابل آتش‌سوزی، صاعقه، و زلزله نزد شرکتهای بیمه و مراقبت در حفظ آنها. بدیهی است بیمه کلیه قسمت های اختصاصی و اموال موجود در آن و وسایل نقلیه و غیره بر عهده خود ساکنین می باشد و در صورت بروز هر نوع خسارتی مسئول مستقیم جبران آن ساکن یا مالک می باشد. ( ماده 14 قانون تملک آپارتمانها ). بازدید و شارژ دوره ای کپسول های آتشنشانی مستقر در کلیه بلوک ها و دفتر مجتمع نیز از وظایف هیئت مدیره می باشد.

6- تنظیم برنامه کار و بودجه سال آینده، جهت تقدیم به مجمع عمومی.

7- تهیه و ارائه گزارش عملیات دوره تصدی خود برای تقدیم به مجمع عمومی.

8- نگهداری کلیه حسابها و هزینه ها در دفاتر، بر اساس اصول پیشرفته حسابداری، دفتری یا کامپیوتری.

9- تشکیل پرونده برای کلیه آپارتمانها و ثبت مشخصات کامل به همراه کپی از تمامی صفحات شناسنامه ساکنین واحد (مالک یا مستاجر) و مستخدمین، پرسنل (اخذ رسید و تسویه حساب در مقابل پرداخت حقوق).

10-   ثبت گزارش تمامی هزینه ها و تعمیرات انجام شده برای تاسیسات و موتورخانه ها  (قطعات و اجرت و بازدید ها) در پرونده هر بلوک به صورت تفکیک.

11-   نظارت در کارهای مستخدمین، پرسنل و موسساتی که در امر نگهداری تاسیسات مجتمع مسئول می‌باشند، همچنین نظارت بر کارهای مدیرعامل و عزل و نصب پرسنل.

12-   اعلام میزان هزینه های مستمر و مخارج متعلق به هر شریک (مالک یا ساکن) و وصول حق شارژهای معوقه واحدهای غیرساکن و ساکن مجتمع به هر نحو ممکن حتی اقامه دعوا، استخدام وکیل یا شخص ثالث یا مدیر مجتمع، یا اقدام در خصوص مصادره واحد بدهکار از طریق اداره ثبت به نفع مجتمع تا وصول بدهی و رسیدگی به اعتراض هر یک از شرکاء که در مورد سهمیه یا میزان هزینه مربوطه به سهم خود اعتراض دارند.

13-   ارائه گزارش مکتوب عملکرد دوره ای حداقل 3 ماهه هیئت مدیره و گزارش گردش مالی مجتمع و ترازنامه مربوطه از طرف خزانه دار یا رئیس هیئت مدیره به بازرس و پس از تایید آن توسط بازرس، اعلام عمومی به کلیه ساکنین و مالکین مجتمع.

14-       دفاع ازحقوق مجتمع در مقابل اشخاص حقیقی و حقوقی طرف دعوا.

15-      ارائه هرگونه خدمات رفاهی و فضای سبز مطلوب در مجتمع.

16-برخورد یا اخراج ساکنین متخلف (اعم از مشکل اخلاقی یا منکراتی و یا عدول از مفاد اساسنامه و مقررات آپارتمان نشینی) یا بدهکاران شارژ به مجتمع پس از اخطار کتبی و تعهدنامه.

17-      محاسبه و ارائه مبلغ شارژ ماهیانه (تعیین سهم هزینه های مشترک نگهداری مشاعات برای هر واحد) هر ساله جهت تصویب در مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده.(ماده 4 قانون تملک آپارتمانها و ماده 21 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها)

18-  پرداخت کلیه هزینه ها، تعهدات مالی، بدهکاری ها و حقوق مستخدمین با امضاء رئیس هیئت مدیره و خزانه دار طی سند پرداخت الزامی است.

19- هیئت مدیره موظف است کلیه تعهدات و قراردادهای منعقده را حداکثر تا پایان دوره تصدی خود منعقد نماید. هیئت مدیره جدید مختار به تمدید قرارداد قبلی خواهد بود. لازم به ذکر است جوابگو و مسئول جبران خسارتهای ناشی از قرارداد های فسخ شده قبل از انقضای مدت یا اشتباه منعقد شده که ایجاد خسارت و بار مالی برای مجتمع نماید، شخصاٌ اعضای همان هیئت مدیره وقت (زمان عقد قرارداد) می باشند و هیئت مدیره جدید هیچ گونه مسئولیتی در قبال آن نخواهد داشت.

تبصره : در کلیه قراردادهای مجتمع طرف مقابل می بایست با اطلاع کامل از مفاد اساسنامه و شرط قبول داشتن کلیه مفاد آن و ذکر در قرارداد منعقده، اقدام به عقد قرارداد نماید .

20 – ارسال اظهارنامه به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار هزینه مشاعات، جهت وصول مطالبات مجتمع و خودداری از دادن خدمات مشترک به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار پس از ارسال اظهارنامه و همچنین اقامه دعوا در خصوص قطع خدمات دولتی برای واحد بدهکار.

21 – دادن گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک و شارژ به مالک جهت ارائه به دفترخانه تنظیم کننده سند انتقال در صورت عدم هرگونه بدهی واحد به مجتمع.

22 - پیشنهاد هزینه های مصرفی، اجرایی یا عمرانی بیش از (10) ده میلیون ریال که در بودجه سالیانه پیش بینی نشده است، به مجمع عمومی عادی یا فوق العاده جهت تصویب، بدیهی است کلیه قراردادها یا هزینه هایی که کمتر از میزان فوق می باشد و در بودجه نیز پیش بینی نشده است نیازی به تصویب مجمع عمومی نخواهد داشت و پس از تایید رئیس هیئت مدیره مجاز به هزینه می باشد.

23 – اقدامات اولیه و سپس انجام موضوع ماده 13 قانون تملک آپارتمانها در صورت لزوم و همچنین رعایت ماده 19 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها در خصوص بازسازی کامل مجتمع.

24- استخدام و اخراج مستخدمین و پرسنل مجتمع، اعم از مدیر، وکیل، باغبان،  نگهبان،  نظافت‌چی،  تاسیساتی،  برق‌کار و غیره ...

25-   استخدام مدیرعامل از بین مالکین یا ساکنین یا خارج از مجتمع برای مدتی که لازم بدانند، تعیین حقوق و تکالیف وی و همچنین تصمیم‌گیری در مورد خاتمه دادن به خدمت مدیرعامل.

26-  رسیدگی و تعیین هزینه عمومی مشترکات و تعیین سهم واحدهای مسکونی بر اساس تعداد واحد زیربنا یا هر روش معین شده در مجمع عمومی،  نحوه پرداخت و ابلاغ آن. (ماده 4 و 10 و 10 مکرر قانون تملک آپارتمانها و لایحه الحاقی آن و ماده 23 و 25 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها)

27 - مطابق با مادتین23 و 27 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها به منظور تامین هزینه های ضروری و فوری که در بودجه مصوبه مجمع و شارژ تعیین شده جاری، محاسبه یا مصوب شده ولی میزان آن بیش از حد محاسبه شده از قبل باشد یا پیشامد هزینه ای غیر مترقبه، هیئت مدیره می تواند پس از تایید بازرس مجتمع وجوهی را اضافه تر از هزینه شارژ ماهیانه به جهت تامین آن هزینه از ساکنین یا مالکین دریافت نماید.

28 - در صورت وقوع حادثه، رئیس هیئت مدیره به نمایندگی مالکین مجتمع، خسارات وارده را از شرکت بیمه مطالبه و پس از دریافت، در حساب بانکی مجتمع واریز و منحصراً به مصرف تعمیر قسمتهای آسیب دیده می‌رساند.

29 - جمع آوری و دریافت هزینه نگهداری ماهیانه آپارتمانها (هزینه شارژ ماهیانه) از مالکین و ساکنین واحدها به هر نحو و روش ممکن طبق صلاحدید هیئت مدیره.

30 - مصرف و هزینه کردن بودجه مصوب مجمع عمومی و مبالغ شارژ دریافتی در جهت پیشرفت، عمرانی، تعمیرات، نگهداری و حفاظت مجتمع از قبیل تهیه و تجهیز مجتمع به سیستم های امنیتی کنترل ورود و خروج، دوربین های مدار بسته، راهبند و استخدام گشت شب برای محوطه

31- مطرح کردن هزینه های انجام شده در سال گذشته که بیش از 10 درصد با برنامه مصوب اختلاف داشته باشند و تصویب آن در مجمع عمومی و یا فوق العاده.

 

ماده 28 -  اختیارات هیئت مدیره :

1   - اقامه دعوی و جزایی و شکایت مربوط به مجتمع در مراجع اداری و انتظامی و قضایی و انتخاب وکیل جهت پیگیری موارد ذکر شده

2   - جلوگیری از هرگونه اقدامی که برای حفظ زیبایی، بهداشت، آرامش و آسایش ساکنین چه در داخل چه خارج از حریم مضر باشد و دعوت ساکنین به همکاری.

3        - تهیه، تصویب و اجرای طرح‌های عمرانی و ساخت و ساز‌هایی که درجهت پیشرفت یا درآمدزایی برای مجتمع می‌باشد.

4        - تاسیس شرکتهای تعاونی ساکنین مجتمع و صندوق قرض‌الحسنه مجتمع

5    - استخدام حسابدار در صورت نیاز جهت ثبت حسابهای مجتمع درسیستم حسابداری دفتری و کامپیوتری.          تبصره: اعضای هیئت مدیره نمی توانند بعنوان حسابدار انجام وظیفه نموده و حق الزحمه دریافت نمایند. همچنین حسابداری مجتمع می بایست تحت نرم افزار هلو (خریداری شده در سنوات گذشته) بوده تا امکان دسترسی به سابقه اطلاعات به راحتی میسر باشد.

6    - ایجاد مراکز خرید و فروش، خود اشتغالی، خدمات رفاهی، تفریحی و بهداشتی، فرهنگی و هنری داخل مجتمع جهت در آمدزایی برای مجتمع.

7   - انجام هرگونه ساخت و ساز یا تخریب مشترکات و غیره پس از تصویب طرح اولیه در مجمع عمومی درجهت پیشرفت مجتمع در چارچوب قوانین جمهوری اسلامی ایران و اخذ مجوز های لازم بلا مانع است.

8   - هیئت مدیره مجاز به انعقاد اجاره یا خرید و فروش واحدها بین مالکین و ساکنین  و دریافت کمسیون بوده و مبلغ کمسیون دریافتی از طرفین پس از درج و واریز به حساب سپرده ای مجزا از شارژ مجتمع طبق صلاحدید هیئت مدیره قابل هزینه و مصرف برای امورات مجتمع می باشد.

9   - در صورت خرابی تاسیسات داخل واحدهایی که خالی بوده و یا صاحب آن مسافرت می‌باشد و اجبار به ورود به داخل واحد باشد هیئت مدیره مجاز می‌باشد با تنظیم صورت جلسه ای به هر نحو ممکن وارد آپارتمان شده و نقص پیش آمده که بر اثر سهل‌انگاری مالک یا ساکن یا هر دلیل دیگری بوده را بر طرف نماید. بدیهی است در صورت بروز هر گونه خسارت برای مشاعات یا طبقات زیرین یا بالایی که در اثر سهل انگاری ساکنین یا مالکین قسمت های اختصاصی پیش آید اعم ازخسارتهای ناشی از تخریب، آتشسوزی و  نشت آب از کف سرویسها (حمام و توالت)، آشپزخانه، لوله های آب، فاضلاب، شوفاژ یا تاسیسات داخل واحد، مسئول مستقیم جبران آن ساکن و در نهایت مالک آن واحد می باشد.

ماده 29 - آن قسمت از تعهدات هیئت مدیره به نام مجتمع مسکونی زمرد که خارج از حدود اختیارات مندرج در قوانین کشوری من جمله قانون تملک آپارتمانها و آئین نامه اجرایی آن و این اساسنامه، همچنین مغایر با تصمیمات قانونی مجامع عمومی عادی و فوق‌العاده باشد، در تعهد شخصی هیئت مدیره وقت خواهد بود.

مدیر عامل ( مدیر اجرایی )

ماده 30- وظایف مدیرعامل بعنوان رئیس اجرایی مجتمع عبارت است از:

1- اجرای مصوبات هیئت مدیره طبق مفاد اساسنامه، نظارت و رسیدگی به امورات جاریه و اداری و مشکلات ساکنین (تاسیسات، نظافت ، فضای سبز) و به طور کلی اداره نمودن مجتمع.

2- اجرای قانون تملک آپارتمانها و آیین نامه های مربوطه که توسط هیئت مدیره تهیه و در اختیار وی قرار می گیرد برای کلیه ساکنین مجتمع در کلیه امور جاریه.

3-    نظارت بر حسن انجام کار شرکتهای طرف قرارداد طبق مفاد قراردادهای منعقده.

4- تهیه و توزیع دستورالعمل های لازم برای بهره برداری از تاسیسات فنی مجتمع و مراقبت هایی که برای حسن استفاده از آن با کسب نظر هیئت مدیره باید مراعات شود و دستورالعمل لازم برای نگهبانان واداره نگهبانی.

5- بکار گماردن کارکنان و پیشنهاد عزل و نصب آنها به هیئت مدیره و نظارت برکار پرسنل نظافت ، باغبانی و نگهبانی مجتمع در خصوص حسن انجام وظایف محوله به ایشان با هماهنگی هیئت مدیره.

6- تهیه و تنظیم ضوابط و مقرراتی که برای حفظ و مراقبت و بهره برداری صحیح از فضاهای مشترک ضروری به نظر می رسد که این مقررات پس از تصویب هیئت مدیره قابل اجرا خواهد بود.

7-    پیش‌بینی و تهیه قطعات یدکی و مواد مصرفی مورد نیاز و گزارش آن به هیئت مدیره مجتمع جهت خرید.

8- بازدید از تاسیسات و مشاعات و بلوکهای مجتمع و ارائه گزارش آن به هیئت مدیره و نظارت بر کار بهره برداری نگهداری و سرویس تاسیسات فنی عمومی مجتمع شامل: موتور خانه و ضمائم آنها، پشت بامها، شبکه آب سرد و گرم، شبکه فاضلاب و آب باران، شبکه آبرسانی فضای سبز، شبکه برق و تلفن و گاز، کپسولهای آتشنشانی و ادوات اطفای حریق و همچنین نظارت بر حفظ ، نگهداری ، نظافت ، تعمیر و ترمیم فضاها و قسمت های مشترک شامل : راهروها، پارکینگ های عمومی و خصوصی، پشت بامها (نظافت فصلی آنها و عایقکاری)، محوطه و فضای سبز و ورودی های اصلی و آسانسورهای مجتمع.

9- محاسبه، دریافت و وصول حق شارژ ماهیانه ساکنین مجتمع و ارائه رسید و ثبت دفتری و همچنین حق السهم مالکین از بابت هزینه های مشترک و عمومی بر اساس مصوبات مجامع عمومی، اساسنامه یا مصوبات هیئت مدیره مجتمع و اقدامات قانونی در صورت عدم پرداخت از سوی مالکین یا ساکنین.

10-تهیه و تنظیم دفاتر لازم برای ثبت فهرست مالکین و ساکنین، بدهی شارژ واحدها، نامه های وارده و ارسالی و همچنین برگه های حضور در مجامع و آراء.

11-محاسبه حقوق و دستمزد ماهیانه پیمانکاران و پرسنل سپس ارائه آن به هیئت مدیره جهت پرداخت و اخذ رسید و تسویه حساب پس از پرداخت تعهدات مجتمع و حقوق پرسنل.

12-کنترل ورود و خروج (اسباب کشی) مستاجرین یا مالکین قدیمی یا جدید در خصوص تسویه حساب کامل کلیه هزینه مشاعات و غیره . بدیهی است در صورت عدم تسویه هرگونه بدهی اعم از شارژ و غیره با مجتمع و تخلیه واحد، مسئول مستقیم پرداخت و یا وصول کل بدهی شخص مدیر عامل می باشد.

13- بایگانی تمام گزارشات سالیانه و دوره ای، ترازنامه های دوره ای، مصوبات مجامع عمومی، صورت جلسات هیئت مدیره و همچنین کلیه قرارداد ها و مدارک مربوط به مجتمع، لازم به ذکر است برای کلیه مکاتبات اداری فیمابین مجتمع و اشخاص ثالث (حقیقی و حقوقی)، امضاء مدیر عامل بعنوان امضاء هیئت مدیره تلقی گردیده و به همان اندازه دارای اعتبار می باشد.

14-  تنها منبع درآمدی مدیر عامل در مجتمع حقوق و مزایای مصوب هیئت مدیره و مندرج در قرارداد همکاری وی می باشد و چنانچه مبلغی خارج از چارچوب قرارداد از قبیل (کمیسیون اجاره یا فروش، پیمانکاران و غیره) دریافت نماید ، هیئت مدیره می بایست به مبلغ 2 ماه حقوق یا دو برابر مبلغ اخذ شده درآمدی (هرکدام که بیشتر باشد) نامبرده را جریمه و در صورت نیاز از وثیقه یا ضمانت وی کسر نموده یا به مراجع قضایی مراجعه نمایند.

تبصره 1) در صورتی که مدیر عامل خارج از وظایف و اختیارات خود و مصوبات هیئت مدیره در قبال اشخاص حقیقی یا حقوقی برای مجتمع تعهداتی ایجاد نماید، تعهد شخصی وی محسوب می‌گردد و مجتمع هیچگونه مسئولیتی در این مورد نخواهد داشت. شخص مدیر عامل مسئول پرداخت و جبران کلیه خسارتهای وارده می باشد لذا تعهدات خارج از محدوده اختیارات مندرج در این اساسنامه، تعهد شخصی مدیر عامل تلقی گردیده و برای مجتمع الزام آور نمی باشد.

تبصره 2) هرگاه مدیر عامل استعفاء دهد و یا به هردلیلی از انجام وظیفه معذور گردد، تا انتخاب مدیر عامل جدید که حداکثر نباید 25 روز تجاوز نماید، یکی از اعضاء هیئت مدیره توسط هیئت مدیره انتخاب گردیده و بطور موقت بعنوان جانشین مدیر عامل انجام وظیفه خواهد نمود و حق الزحمه روزانه وی برابر با حق الزحمه مدیر عامل اسبق خواهد بود، در صورت مرخصی بیش از 2 روز مدیر عامل نیز می بایست به همین روش عمل شود.

15 – مدیر اجرایی موظف است در پایان مدت قرارداد یا فسخ آن کلیه دفاتر، اوراق و پرونده های اداری و استخدامی مجتمع، موجودی صندوق و بانک، کلیه اسناد دریافتنی و پرداختنی، مهر و دسته چک مجتمع و کلیه مدارک بایگانی شده که در اختیار وی می باشد را به شخصی که از طرف هیئت مدیره تعیین می شود تحویل داده مفاصا حساب دریافت نماید.

ج) بازرس مجتمع

ماده 31- وظایف بازرس عبارت است از:

1- نظارت و رسیدگی بر نحوه کار و فعالیت هیئت مدیره ، مدیر عامل و ساکنین تا در صورت مشاهده خلاف یا سهل‌انگاری، مسائل را کتباً به رئیس هیئت مدیره گزارش و گوشزد نموده در خواست جوابیه مکتوب نماید و در صورت عدم مرتفع شدن آن مورد برخورد قانونی و اقدامات لازمه را انجام دهد.

2- بررسی صورت دارائی و صورت حسابها و اسناد و عملکرد مالی هیئت مدیره بطور متناوب. پس از اطمینان نسبت به صحت حسابها و ترازنامه های تسلیمی از طرف هیئت مدیره به وی، جهت اطلاع عموم یا ارائه در مجمع عمومی اظهار نظر و گزارش لازم را تهیه نماید، لذا بازرس در هر موقع که لازم بداند می تواند بدون هیچگونه محدودیتی به دفاتر و اسناد حسابداری مجتمع مراجعه نماید.

3-    بررسی و تایید گزارشات عملکرد و مالی دوره ای هیئت مدیره جهت اعلام عمومی در مجتمع.

4- ترازنامه های مجتمع اعم از دوره ای یا سالیانه پس از تایید هیئت مدیره و خزانه دار به بازرس تسلیم و بازرس پس از رسیدگی که حداکثر ظرف مدت پانزده روز انجام خواهد گرفت، گزارش لازم را تنظیم و به مجمع عمومی جهت اطلاع مالکین تسلیم خواهد نمود.

5- بررسی بیلان و ترازنامه سالیانه ارائه شده از طرف خزانه دار، بطوری که دو هفته قبل از تشکیل مجمع عمومی سالیانه، گزارش خود را به هیئت مدیره تسلیم نموده تا در مجمع عمومی مطرح گردد.

6- بازرس اصلی مجتمع محق می باشد بدون داشتن حق رای در جلسات هیئت مدیره شرکت نماید و در صورت حضور ، حق الجلسه مذکور در ماده 24 این اساسنامه به وی پرداخت می گردد.

ماده 32- در صورتی که هیئت مدیره به هرعلتی مستعفی و یا معذور از انجام وظایف قانونی خود باشد، بازرس مجتمع در مدت حداکثر 15 روز، مکلف است نسبت به برگزاری انتخابات عمومی در مجمع فوق العاده طبق مفاد اساسنامه مصوب اقدام نماید.

تبصره ) اگر بازرس مستعفی شده و یا امتناع نمایند با پیشنهاد 20% از کل مالکین یا هیئت مدیره امر فوق انجام می‌شود.

ماده 33- بازرس بعنوان ناظر بر اعمال هیئت مدیره و مدیر عامل می‌باشد و هر زمان که تشخیص دهد کار نامبردگان برخلاف قانون و اساسنامه و مصالح ساکنین مجتمع می‌باشد، موظف است موارد خلاف را به رئیس هیئت مدیره گزارش و در صورتی که هیئت مدیره به این گزارش ظرف مدت 15 روز ترتیب اثر ندهند می‌تواند با ذکر علت، اقدام به دعوت و برگزاری مجمع عمومی فوق‌العاده در خصوص عزل آنها، نموده و جرایم آنها را نیز به مراجع صالحه قضایی گزارش نماید.

ماده 34 –هر زمان که بازرس اصلی مجتمع قبل از انقضای مدت قانونی خویش استعفا نمایددرصورتیکه بازرس علی البدل قبلا انتخاب شده باشد بلافاصله جانشین وی میگردد و تبدیل به بازرس اصلی خواهد گردید. در صورت عدم وجود عضو علی البدل، هیئت مدیره موظف به برگزاری مجمع عمومی فوق العاده برای انتخاب فرد بازرس جدید می باشد و در صورت عدم برگزاری انتخابات، بازرس مستعفی به همراه دیگر ساکنین موظف می باشد اقدام به انجام آن نماید.